Minggu ini saya kedapatan menggantikan tugas rekan kerja saya, yang kebetulan sedang dikirim keluar kota. Setiap hari saya bekerja sebagai sales. Berhubung yang tugas luar kota itu PIC training di kantor, jadi bisa di delegate ke saya karena ada keterkaitannya juga.
Di perusahaan tempat saya bekerja itu disediakan smartphone khusus untuk urusan atau kegiatan PT .
Contohnya PIC training & publishing dan Team Sales. Mereka lebih banyak berinteraksi dengan calon klien, baik itu via sosial media ataupun by phone. Dan biasanya mereka-mereka ini yang paling sering pegang handphone kantor.
Apalagi karakter setiap calon klien itu berbeda-beda. Ada yang sabar ada juga yang tidak sabar alias terburu-buru. Semisal menanyakan beberapa produk yang kami jual. Kalau calon klien yang sabar mereka akan menunggu balasan chat dari kami. Tidak langsung telepon terburu-buru minta dikirimkan penawaran.
Dalam hal ini, kami biasa dikejar-kejar calon klien via WhatsApp. Seperti buronan. Baru kirim “P”, langsung telepon.
Akhirnya untuk mengatasi itu, kita perlu menyembunyikan “last seen” atau ceklis birunya yang ada di fitur WhatsApp.
Setelah searching dan mencobanya. Ternyata ada lho WhatsApp khusus untuk Business. Kegiatan bisnis dengan format nama perusahaan. Seperti namanya kalian semua bisa mendownloadnya di play store “WA Business”.
Untuk lebih detailnya, yuk simak dan budayakan membaca.
Mendaftar Akun WhatsApp Business
Seperti halnya versi personal, WhatsApp Business juga membutuhkan nomor ponsel yang aktif. Sebagai catatan, bahwa WhatsApp Business tidak bisa menggunakan nomor yang sudah pernah atau sedang digunakan di WhatsApp standard. Jadi, jika kita ingin menggunakan nomor yang sama, kita harus memilih salah satu, tetap berada di versi standard atau beralih menjadi versi bisnis.
Pertama, unduh dahulu aplikasi WhatsApp Business dari Play Store.
Setelah terpasang, jalankan aplikasi seperti biasa dan tap Agree and Continue / Setuju dan Lanjutkan. Untuk melanjutkan ke tahapan berikutnya. Saat muncul jendela popup, tap Continue dan tap Allow beberapa kali.
Berikutnya, masukkan nomor ponsel yang ingin kita gunakan.
Biasanya, sistem akan secara otomatis mengenali kode verifikasi yang dikirimkan melalui pesan singkat.
Kemudian, isi nama bisnis sesuai dengan nama perusahaan, pastikan terisi dengan benar karena nama ini tidak akan bisa diubah di kemudian hari.
Dan selesai, akun WhatsApp Business sudah berhasil dibuat. Sudah bisa langsung digunakan untuk berinteraksi dengan konsumen.
Mengubah Profil Bisnis
Profil bisnis, seperti alamat, kategori bisnis, jam buka dan alamat web bisa diubah dan ditambahkan dengan mengakses menu Settings – Business Settings.
Dibagian pengaturan tersebut kita bisa melengkapi data perusahaan seperti lokasi kantor atau toko, kategori, foto, deskripsi dan juga situs web. Jika semua data sudah terisi dengan benar, tap tombol Save/Simpan di kanan atas untuk menyimpan perubahan.
Melihat Statistik Pesan
Panel statistik telah disiapkan untuk menampung informasi tentang berapa banyak pesan yang kita terima dan kirimkan kepada pelanggan. Caranya, masih di menu Settings, tap menu Statistic/Statistik.
Membuat Away Message/Pesan Diluar Jam Kerja
Away Message biasanya digunakan untuk membantu pelaku bisnis tetap terhubung ke konsumen ketika mereka tidak sedang di tempat atau layanan sedang tutup. Fitur ini akan memberikan jawaban otomatis ketika seorang pelanggan mengirimkan pesan.
Tap menu Settings – Business Settings – Away Message/Pesan Diluar Jam Kerja, kemudian beri tanda centang untuk mengaktifkan fitur ini, dan edit pesan default seperti yang sudah ada atau yang kalian inginkan. Setelah selesai, tap Simpan untuk menyimpan perubahan.
Cara Membuat Greeting Message/Salam
Greeting Message juga membantu pengelola bisnis untuk menjalin komunikasi yang lebih baik dengan konsumen. Fitur ini akan terkirim secara otomatis ke pelanggan yang menghubungi kita setelah 14 hari tanpa komunikasi.
Untuk mengaktifkan fitur ini, buka menu Settings – Business Settings – Greeting Message/Salam.
Posisikan tombol ke On, kemudian edit kata sambutan yang menurut kita paling ramah dan membuat pelanggan merasa dihormati. Jangan lupa tap tombol Simpan untuk menyimpan perubahan.
Cara Membuat Jawaban Cepat (Quick Replies)
Pada WhatsApp Business kita juga bisa membuat jawaban cepat yang dipicu dengan kata kunci tertentu. Dengan cara ini, kita dapat menghemat waktu karena tidak harus mengetik satu atau dua kalimat penuh dari awal.
Caranya, buka menu Settings – Business Settings – Quick Replies/Balas Cepat
Defaultnya ada satu quick replies yang sudah dibuat, yaitu /thanks yang berisi ucapan terima kasih. Kita bisa menambahkan quick replies lainnya, kita contohkan quick replies untuk permintaan maaf.
Tap ikon plus di kanan bawah, kemudian ketik pesan permintaan maaf yang paling sopan.
Terakhir tap tombol Save/Simpan.
Selanjutnya, setiap kali kita mengetikkan kata kunci /maaf, maka aplikasi akan secara otomatis mengirimkan pesan permintaan maaf versi penuh yang sudah kita ketikkan sebelumnya.
Masih banyak fitur-fitur WhatsApp Business untuk keperluan bisnis kita. Akan dibahas di postingan selanjutnya☺️